Reajustando las subvenciones federales: la auditoría, el seguimiento y las medidas correctivas

By Gloria Fernandez Estebanez, MA, CRA

Cuando las organizaciones reciben fondos de subvenciones federales, asumen obligaciones de cumplimiento para garantizar el uso adecuado de los dólares federales. A muchas organizaciones que reciben este tipo de subvenciones todavía les cuesta entender que no se trata de dinero gratis.

Por encima de todo, incidentes como la perdida de fondos, y la falta de progreso programático pueden evitarse mediante la comunicación con el oficial de programa.  Lo que no se debe llegar es a la posibilidad de devolver fondos.

Una vez firmada la aprobación (award) de una subvención, el receptor debe discernir lo que se requiere de éste en términos de tres faenas diferentes: la auditoría, el monitoreo y la acción correctiva. Cada una de estas tres tareas funciona como un agregado para hacer cumplir los requisitos de las subvenciones federales y al mismo tiempo respaldar el éxito del beneficiario de la subvención.

No obstante, es imperativo que los destinatarios comprendan cada elemento para gestionar eficazmente sus subvenciones y evitar obstáculos. Mantenerse al tanto del cumplimiento garantiza que los fondos federales tengan el impacto previsto.

Ahora cada elemento tiene su propio propósito distintivo y su conjunto muy particular de conocimientos y habilidades. Aunque los contadores públicos son los llamados a ejecutar las auditorías periódicamente, el seguimiento y, especialmente, la adopción de medidas correctivas no requiere necesariamente de dicha pericia. Quizás debido a esta idea errónea, los beneficiarios cometen regularmente los mismos errores que tienen un efecto directo en su desempeño y, en ocasiones, terminan en el reembolso de los fondos a la agencia otorgante.

Las auditorias

Las auditorías de subvenciones son revisiones formales e independientes realizadas por la agencia federal, el Inspector General o una empresa externa. Las auditorías se realizan periódicamente y examinan si la organización cumplió con las regulaciones y logró los objetivos de desempeño. Pueden tener lugar durante o después del período de concesión.

Éstas implican una revisión exhaustiva de la documentación, pruebas de transacciones financieras e inspección de equipos/servicios. La auditoría da como resultado un informe formal que identifica cualquier deficiencia o hallazgo de incumplimiento. Luego, la organización debe proporcionar un plan de acción correctiva.

A continuación, se detallan algunos errores o conceptos erróneos comunes que tienen los beneficiarios de las subvenciones sobre las auditorías:

• Pensar que las auditorías son poco comunes: es posible que las auditorías no se realicen todos los años, pero las agencias federales y los concesionarios son auditados de manera rutinaria. Los destinatarios deben esperar auditorías.

• Falta de preparación: no tener registros financieros, informes de progreso y otra documentación organizada y accesible para los auditores. Luchar por reunir los materiales retrasa la auditoría.

• Minimizar los hallazgos: cuando las auditorías descubren problemas, los destinatarios a veces intentan justificarlos o descartarlos en lugar de apropiarse de ellos. Esto agrava los problemas.

• Acción correctiva inadecuada: no abordar plenamente los hallazgos de la auditoría mediante acciones correctivas impactantes. No revisar políticas, pagar costos no permitidos o mejorar los controles internos.

• Falta de comunicación: no mantener actualizada a la agencia federal sobre el progreso en el abordaje de los hallazgos de la auditoría. Esto puede dar lugar a un escrutinio y requisitos adicionales.

• Complacencia después de la auditoría: tratar una auditoría como un evento único en lugar de mejorar el cumplimiento continuo. Las auditorías deberían informar sistemas más sólidos.

• Propósito incorrecto: considerar las auditorías como punitivas en lugar de útiles para que los beneficiarios vuelvan a encaminarse. El objetivo es el cumplimiento, no el castigo.

• Mentalidad de aislamiento: el personal del programa se guarda para sí los resultados de las auditorías en lugar de informar a los líderes y otros departamentos. Esto limita las mejoras en toda la organización.

• Falta de recursos: falta de personal o de recursos para la función de auditoría y el proceso de acciones correctivas. Las auditorías requieren tiempo y esfuerzo.

Si recibe más de $750,000 en subvenciones federales, una Auditoría Única es obligatoria. Los destinatarios deben agradecer los hallazgos para mejorar, involucrar al liderazgo, comunicarse abiertamente con la agencia y aprovechar la experiencia para mejorar sus sistemas de gestión.

El monitoreo

El seguimiento o monitoreo de las subvenciones es una supervisión continua por parte del personal de gestión de subvenciones y programas de la agencia otorgante. Esta responsabilidad llega hasta los destinatarios que subcederán la financiación. El monitoreo tiene como objetivo prevenir problemas con el cumplimiento y el desempeño. Puede implicar visitas al sitio, revisiones documentales de informes, llamadas telefónicas y correspondencia.

Por ejemplo, un oficial de proyecto puede revisar los informes de progreso trimestrales y solicitar aclaraciones o detalles adicionales. El monitoreo detecta problemas potenciales de manera temprana para que la agencia pueda brindar orientación al destinatario.

Errores o problemas comunes que tienen los beneficiarios de las subvenciones cuando se trata del seguimiento de las subvenciones:

• No leer cartas/correos electrónicos de seguimiento: los destinatarios pueden pasar por alto actualizaciones importantes del programa, orientación y recordatorios de los funcionarios del proyecto. Falta información clave.

• Informes de progreso tardíos o incompletos: no presentar informes exhaustivos y oportunos sobre las actividades y logros del programa impide un seguimiento eficaz.

• Falta de comunicación: no mantener actualizada a la agencia de subvenciones sobre cuestiones importantes entre los períodos de presentación de informes inhibe su capacidad de seguimiento.

• Resistencia a la supervisión: Rechazar o no cooperar con actividades razonables de supervisión de la agencia, como visitas al sitio, revisiones y solicitudes.

• Ignorar la retroalimentación: ignorar la retroalimentación y las recomendaciones de la agencia para mejorar el desempeño o el cumplimiento en lugar de tomar acciones correctivas.

• Incumplimiento de plazos: retrasar constantemente las fechas de entrega vencidas a pesar de los recordatorios refleja mal la confiabilidad del destinatario.

• Desorganización: mantener registros descuidados, documentación sin respaldo y datos inexactos obstruye el monitoreo y presenta riesgos de cumplimiento.

• Falta de políticas: la insuficiencia de políticas financieras, de adquisiciones, de retención de registros y otras políticas clave socavan la rendición de cuentas.

• Roles poco claros: no se designó personal calificado para administrar la subvención y ser el punto de contacto de la agencia.

• Responsabilidad exclusiva: dejar el seguimiento y la presentación de informes de subvenciones únicamente a un miembro del personal sin participación de toda la organización.

Las claves son la comunicación, la cooperación, la organización, la designación de roles y el fomento de una cultura de cumplimiento en toda la organización. Pero, por encima de todo, tener la previsión para establecer políticas y procedimientos operativos estándar (POE) es fundamental para tener éxito en el seguimiento del desempeño.

La acción correctiva

Cuando las auditorías o el seguimiento revelan deficiencias, el beneficiario de la subvención debe tomar medidas correctivas para resolver los problemas. Esto puede implicar reembolsar costos no permitidos, revisar políticas, proporcionar documentación faltante o ajustar actividades para mejorar el desempeño.

La acción correctiva previene futuros incumplimientos y vuelve a alinear a la organización con las regulaciones y el acuerdo de subvención. Si los problemas siguen sin resolverse, la agencia puede imponer requisitos adicionales, rechazar costos o rescindir la adjudicación.

Cuando se trata de acciones correctivas, los destinatarios pasan por alto lo siguiente:

• Soluciones superficiales: implementar soluciones de curita que no aborden las causas fundamentales de las deficiencias. Esto permite que los problemas se repitan.

• Retrasar demasiado: tomar demasiado tiempo para desarrollar e implementar acciones correctivas después de identificar los problemas. Esto permite que persista el incumplimiento.

• Falta de seguimiento: no documentar ni realizar un seguimiento adecuado de las acciones correctivas, lo que dificulta la verificación de la implementación.

• Seguimiento incompleto: iniciar, pero no completar completamente los pasos de acción correctiva, como el reembolso de costos no permitidos.

• Falta de controles internos: no desarrollar controles financieros o programáticos más sólidos para prevenir problemas futuros.

• No hay actualizaciones de políticas: descuidar la revisión de políticas y procedimientos para codificar mejoras.

• Resistencia: Rechazar o negociar requirió acciones correctivas en lugar de cumplir.

• Silos: mantener los planes correctivos dentro de un departamento aislado en lugar de abordarlos en toda la organización.

• Sin capacitación: no capacitar adecuadamente al personal sobre los nuevos procedimientos resultantes de las acciones correctivas.

• Desorganización: Falta de procesos organizados y roles asignados para el seguimiento de acciones correctivas.

• Pasar por alto las causas: centrarse sólo en los síntomas en lugar de analizar las causas fundamentales y las brechas sistémicas.

Una acción correctiva eficaz requiere aceptar las deficiencias como oportunidades para mejorar, implementar cambios sistémicos, actualizar políticas y capacitación, documentar completamente y colaborar en toda la organización. Es un proceso de mejora continua en lugar de un evento único.

<tcl>