Sana Administración de Subvenciones
Los medios de comunicación en Puerto Rico continúan reseñando como las agencias públicas y municipios cometen errores en la administración adecuada de fondos subvencionados por el gobierno federal. Parece ser que luego de decenas de casos no se aprende del resultado de estos.
Según varios informes de la Oficina del Contralor, las agencias del Ejecutivo que reciben fondos por subvenciones fracasan consistentemente en atender cuatro áreas: 1) carecen de un manual de políticas y procedimientos que recopile la normativa estatal y que sean consistentes con las Circulares federales según esbozadas por la Oficina de Gerencia y Presupuesto Federal (OMB por sus siglas en ingles), 2) no siguen las normas de compras y adquisiciones que establece el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, 3) la ausencia de documentos y reglamentos requeridos en el idioma ingles, y 4) falta de consistencia y continuidad en la presentación de informes de progreso a la entidad otorgante.
La estrategia a seguirse para capacitación institucional no debe muy lejos de seguir los 10 principios de Sana Administración según esbozados por la Oficina del Contralor de Puerto Rico que sirven de guía demostrada para manejar adecuadamente las subvenciones. Estos principios son:
1.Adoptar y redactar normas y procedimientos.
2. Contar con la Actividad de Auditoría Interna
3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras y
otras leyes aplicables a la gestión administrativa gubernamental.
4. Preparar y adoptar un plan estratégico.
5. Mantener control presupuestario.
6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos Mantenerse al día con los avances tecnológicos.
7. Mantener un sistema de archivo y control de documentos.
8. Mantener un proceso de seguimiento a recomendaciones de los
auditores.
9. Mantener un sistema adecuado de la administración de recursos
humanos.
10. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental y su reglamentación, o con
los códigos de ética según aplique.
Las subvenciones federales y estatales se otorgan para determinados "fines públicos" y, por tanto, los beneficiarios están obligados a utilizar los fondos otorgados según lo acordado y establecido en el documento de concesión u otorgamiento de la subvención.
Este acuerdo vinculante requiere a menudo el cumplimiento de criterios adicionales incluyendo las circulares emitidas por la Oficina de Gerencia y Presupuesto Federal (OMB, por sus siglas en ingles) y las directrices de agencias específicas.
El mal uso de fondos subvencionados puede ser producto de errores simples hasta la negligencia y el fraude, punible criminalmente. La consecuencia del mal uso, incluido el fraude y el despilfarro, incluye la inhabilitación de recibir financiación en el futuro, la devolución administrativa de los fondos, y hasta el encausamiento criminal.
Los errores mas comunes producto del mal uso de fondos incluyen:
Conflicto de intereses - El conflicto de intereses se produce cuando se utilizan fondos federales para comprar o bienes o servicios de una parte que no participo a través de un proceso de licitación abierta y transparente. Los productos o servicios deben ser adquiridos a través de lo que comúnmente se conoce como un proceso de
"competencia", donde el personal del proyecto subvencionado y los subcontratistas o proveedores no tienen vínculos o relaciones directas. Esto incluye los miembros de la familia, o socios de negocios.
Se debe seguir al pie de la letra la política de subasta del Gobierno el cual debe ser claro y publico.
Mal Uso de Fondos - El mal uso de fondos pueden incluir, pero no esta limitado a hacer cargos por gastos personales como gastos de administración de la subvención, el cobrar por costos o servicios que no fueron incurridos, no dar seguimiento a gastos de personal incorrectos, y cargar gastos a la subvención que no han sido debidamente aprobados.
Apropiación ilegal (Robo) – La apropiación ilegal de fondos puede darse de diversas formas. Incluye el utilizar los fondos para propósitos no relacionados a la subvención como adquirir ítems para uso personal, el desvío de propiedad adquirida con fondos federales para otros usos y el reembolso por gastos sobre bienes o servicios no incurridos.
